Stop sneboldeffekten af din omkostningsgenerering: Din virksomhed vokser – og det gør kompleksiteten også. Det medfører øgede omkostninger og mindre lønsomhed. I dette indlæg guider Simplimize-konsulent Søren Hyre-Fenneberg dig til 7 steder i din virksomhed, hvor kompleksitetsomkostninger kan opstå. Find dem, mål dem og fjern dem.
I takt med at din virksomhed vokser og udvikles, kommer der flere ansatte, produkter, organisatoriske lag, afdelinger, it-systemer, leverandører osv til. Det øger kompleksiteten i din virksomhed.
Og det er netop denne problematik, Simplimize er baseret på: Når virksomhedens produktprogram vokser, og antallet af varianter stiger, falder den marginale lønsomhed på grund af øgede kompleksitetsomkostninger.
Men hvad er kompleksitetsomkostninger egentlig for en størrelse? Og hvordan finder, måler og fjerner du dem?
Disse 7 steder opstår dine kompleksitetsomkostninger
Når du skal lokalisere dine kompleksitetsomkostninger, skal du lede i tre dimensioner: I produktprogrammet, i processerne og i organisationen. Det er her og i samspillet mellem dimensionerne, at kompleksiteten opstår.
Jeg giver her 7 bud på steder, hvor kompleksitetsomkostninger kan opstå. Det er disse 7 steder, du skal måle de reelle omkostninger med henblik på at fastlægge det reelle og ofte meget varierende dækningsbidrag på de forskellige produktvarianter:
1. Kundetilpasning
Uklare specifikationer og en udpræget lyst til at efterkomme alle kundens ønsker medfører ofte en dialog mellem kunde, sælger og konstruktionsafdelingen og sågar produktionsteknisk afdeling (produktionsplanlægning) omkring frister, som har mange tilbageløb, hvor de samme medarbejdere må forholde sig til den samme ordre gentagende gange. Men ordren behandles som enhver anden ordre i lønsomhedsberegningen, særligt i forkalkulationen.
2. Udgangspunkt for konstruktion
I konstruktionsafdelingen tager man ofte udgangspunkt i, i værste fald, et blankt stykke papir, og i bedste fald, en tidligere variant, som måske minder lidt om det, man nu skal specificere.
3. Nye og gamle skavanker
Når produktionsordren, tegninger og styklister rammer produktionen/montagen, følger der ofte flere udfordringer med: eksempelvis huller, der ikke er boret præcist, dimensioner, der er lidt skæve – og ikke mindst at fejl i den tidligere variant, som konstruktionsafdelingen har taget udgangspunkt i – og som godt nok blev opdaget dengang, men aldrig dokumenteret – lever videre i den nye variant sammen med dennes nye, små skavanker. Det er en ren sneboldeffekt i omkostningsgenerering.
4. Service på og returnering af fejlbehæftede produkter
Skulle produktet against all odds nå uhindret gennem kvalitetskontrollen og frem til kunden, vil kunden med garanti opdage fejl og mangler. Så bliver det typisk rigtig dyrt i enten levering og returnering af produktet med henblik på udbedring eller flere ud- og hjemrejser for en montør.
5. Mange it-systemer
Ud over processer og organisering er der også meget kompleksitet gemt i systemer. Specifikationer og andre relevante registreringer skal foretages i flere forskellige it-systemer med fare for, at alle opdateringer ikke bliver foretaget i alle systemer.
6. Manglende tillid til it
Det kan også være it-systemer, som er designet til at understøtte produktions- og montageprocessen, men som man ikke har tillid til og derfor ikke bruger. Mistilliden er et resultat af eksempelvis frister, som er overskredet men ikke opdateret, varer, som ser ud til at være på lager, men som ikke er det, eller ruter og styklister, som er forkerte. Systemerne erstattes derfor ofte med møder – planlagte såvel som pludseligt opståede. Og det er ikke en effektiv måde at arbejde på.
7. Valg af markedssegmenter
Man har somme tider valgt at indlejre kompleksitet gennem valg af markedssegmenter, man vil sælge til. Nogle segmenter har langt flere og forskelligartede krav til produktet end andre. Hvis man ikke kan skabe den ønskede variation med standardkomponenter, modularisering og skarp skelnen mellem standard og kundetilpasning, er man godt på vej ned i kompleksitetsdyndet!
Involvér alle parter
En god hjælp til at kortlægge kompleksiteten kan være et kortlægge en ordres vej fra kundehenvendelse til udløb af garantiperiode og få drøftet de enkelte trin i processen grundigt med alle involverede. Der kommer typisk så meget værdifuld information frem i sådan en øvelse, at det næsten ikke er til at forstå.
Kompleksitet kommer krybende, men skal fjernes i klumper
Den oplagte måde at fjerne kompleksitetsomkostninger er ved at forenkle kompleksiteten i dit produktprogram – ekemspelvis ved hjælp af de 6 Simplimize-værktøjer. Men der er også andre tiltag. Det afgørende er imidlertid, at du opstiller tilstrækkeligt høje ambitionskrav. På den måde undgår du en masse dårlige undskyldninger for, at et lille reduktionsmål ofte ikke kan måles og derfor reelt ikke bliver til noget.
Det er vigtigt, at det ikke bliver en lang akademisk øvelse. Det handler om at få målt nok til at have sikkerhed for, at du har fat i kompleksitetsomkostninger og kender deres omtrentlige omfang. Du når rigtig langt med 80 eller 90 procent viden om omkostningerne.
Så det er bare om at komme i gang!
Søren Hyre-Fenneberg fra A-2 er certificeret Simplimize-konsulent.
Læs også
Topbillede/Illustration: @Dooder
